INVENTARIOS
TESORERÍA Y CARTERA
martes, 6 de octubre de 2015
martes, 15 de septiembre de 2015
TESORERÍA Y CARTERA
TESORERÍA
Es el área de la empresa que se encarga
de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de
control necesarios para registrar todas aquellas entradas y salidas de dinero
solicitudes de pago y diferentes compromisos de pago contraídos por una
entidad.
FUNCIONES DEL AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
- Emitirlos informes requeridos para el cierre de tesorería
- Llevar un control adecuado de las entradas y salidas del efectivo, por medio de soportes que autoricen la salida e ingreso de éste.
- Programación de pagos y generar estados de vencimiento para pagos a proveedores.
- Realizar conciliaciones bancarias
- Llevar un control de devolución de cheques
- Realizar pagos oportunos a los proveedores
DOCUMENTOS
SOPORTE
Son documentos que sirven como base para
registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez
como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.
·Cheque
- Letra de cambio
- Recibo de caja
- Comprobante de ingreso
- Comprobante de egreso
- Recibo de caja menor
- Recibo de consignación
CHEQUE: Es
un título o valor por el cual una persona llamada girador paga a otra persona
una determinada suma de dinero llamada beneficiaria.
Letra
de cambio: Es un documento negociable para que una
persona se vea obligada a cancelar una cierta suma de dinero en un determinado
tiempo.
Recibo
de caja: El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa.
Comprobante
de ingreso: Es un documento soporte en el cual se
registran todas las entradas en efectivo o cheque
Comprobante
de egreso: Es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y
en efectivo.
Recibo
de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de
los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro
de un cheque, por lo cual se establece un fondo denominado caja menor.
Recibo
de consignación: Este es un comprobante que
elaboran los bancos y suministran a los clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero y
sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
SEGURIDAD
EN DOCUMENTOS
La seguridad en documentos consiste en
implementar algunas técnicas con el fin de evitar la falsificación y que
no permitan tener una autentica originalidad.
Existen diferentes niveles de seguridad tales
como:
Elementos
en el papel
- Marcas de agua
- Retención en el tóner
- Sensibilización química
- Fibras e hilos de seguridad
- Bandas de seguridad
- Elementos impresos
- Tintas sensible a borradores
- Diseño de fondo de seguridad
CAJA
MENOR
La caja menor es un fondo que las empresas
crean para gestionar los gastos de cuantías mínimas, para el cual se asigna una
persona de confianza como responsable de su manejo
Existen multitud de pagos pequeños, que para
manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de
ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de
caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este
fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del
tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en
otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de
fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como
por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o
que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja
menor.
Constitución
del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se
retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización
será:
110510
|
100.000
|
|
111005
|
100.000
|
REEMBOLSO
DE CAJA MENOR
Las empresas que han creado un fondo de caja menor,
una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del
mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el
reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente
asignado.
Cada empresa define el procedimiento que se
ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero
básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los
fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye
fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las
cuentas utilizadas en la contabilización.
Es importante que cada pago, por mínimo que
sea, esté soportado con la factura respectiva
o el documento
equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar
claramente la persona o empresa a la que se le realizó del pago, para los
asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos.
El responsable del fondo de caja menor debe
tener un control preciso de los gastos en que incurra, gastos que por lo
general son pequeños puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente
encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos
que suponen los pagos elevados, debido que es preciso justificar el
reembolso y para ello hay demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su
reembolso.
FLUJO
DE CAJA
El flujo de caja es la acumulación neta de
activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un
indicador importante de la liquidez de una empresa.
IMPORTANCIA
DEL FLUJO DE CAJA EN LAS EMPRESAS
El flujo de caja es importante, ya que
permite observar el comportamiento diario del movimiento de caja, tanto de
entradas como de salidas en un lapso del tiempo determinado.
Su propósito es demostrar de donde vendrán
los ingresos y como serán usados dichos fondos. El flujo nos indica que si la
empresa genera suficiente dinero, para hacer frente a sus necesidades que debe
asumir en efectivo en las actividades de la empresa
Glosario
ENTRADAS DE EFECTIVO: Es el dinero que la empresa espera recibir en un periodo determinado de tiempo bien sea por ventas de contado, cobro a los clientes, ventas de activos fijos, anticipos recibidos.
CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas
y salidas
de efectivo que ha tenido o puede t:ener una compañía
en el futuro.
DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que las salidas de efectivo.
DINERO LÍQUIDO: fluidez con la que las empresas pueden mover dinero entre transacciones.
DIVISA: Moneda extranjera.
ENDOSO: trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona
FACTORING: Operación consistente en la compra total o parcial de la cartera de una empresa por parte de otra (denominada factor) que asume los riesgos relativos al cobro. El factor garantiza el pago de la cartera comprada en su vencimiento.
FLUJO DE CAJA: Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que
ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.
GIRADO: Banco o entidad financiera
GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio
LEASING: Operación de arrendamiento financiero que consiste en la adquisición de una mercancía, a petición de su cliente, por parte
LIQUIDEZ:
Mayor o menor facilidad con que se redime, negocia o se convierte en dinero un título valor o un activo en cualquier momento
RIESGO DE SOLVENCIA: Es la contingencia de pérdida por deterioro de la estructura financiera del emisor o garantía del título y que puede generar
disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago.
RIESGO DE LIQUIDEZ: Es la contingencia de que la entidad incurra en pérdidas excesivas por la venta de activos y la realización de operaciones con el fin de lograr la liquidez necesaria para poder cumplir con sus
obligaciones.
SALIDAS DE EFECTIVO: Es el dinero que el negocio espera desembolsar en el periodo por compras de contado, pago a proveedores, pago de sueldos, prestaciones de servicios públicos, de alquiler, de abonos y cancelación de préstamos, etc.
SELLO SECO: sello de empresa, en la imagen corporativa, ayuda
a evitar la falsificación en sus documentos
al aportar una textura y un
relieve únicos que garantizan
a la vez que certifican la autenticidad.
SUPERÁVIT DE EFECTIVO: Es el exceso o mayor valor de las entradas de efectivo sobre las salidas o dineros a pagar durante el periodo (cuando las entradas de efectivos son mayores que las salidas de efectivo).
TASA DE CAMBIO: La tasa de cambio mide la cantidad de pesos que se
deben pagar por una unidad de moneda extranjera. En nuestro caso se
toma como base el dólar porque es la divisa más utilizada en Colombia para las transacciones con el exterior.
CARTERA
- Revisar y controlar el proceso de pago
- Gestionar el recaudo oportuno de los créditos en los plazos
- Elaborar informes frecuentes y velar por su recaudo oportuno
- Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para su cobro jurídico.
- Controlar estadística mente la cartera, tanto vigente como vencida
PERFIL
DEL DIRECTOR DE CARTERA
- Estimular las ventas a crédito
- Evitar las perdidas por medio de un estudio técnico de las solicitudes
- Administrar los problemas del personal a su cargo por medio del liderazgo
- Conocimiento de la empresa, las cuentas y los clientes.
- Buen criterio para saber otorgar
- Criterio tacto y tenacidad
- Conocimientos contables administrativos, financieros y psicológicos
PERFIL
DEL COBRADOR
- Confianza en sí mismo
- Iniciativa, es saber hacer en el momento indicado lo señalado
- Prudencia, el saber graduar los drástico de la acción y de la estrategia a seguir.
- Puntualidad, cumplir oportunamente las citas, de lo contrario, se da oportunidad a que se busque más pretextos para no pagar a para que se peguen al que primero cobre.
- Constancia, hay que saber esperar, tener paciencia y ser constante.
- Presentación personal adecuada, en el vestido y en su persona
- Espíritu de colaboración
- Conocimientos elementales de psicología
- Facilidad de expresión, expresarse con poder de convicción y en forma simpática y agradable
- Necesita recordar nombres direcciones, números de cuenta, y cantidad.
CRÉDITO
Es una operación por medio de cual un
acreedor presta una cierta cantidad de dinero a un deudor por la garantía o
confianza con el compromiso del pago y obteniendo una garantía
MODALIDADES
- Confianza en sí mismo
- Iniciativa, es saber hacer en el momento indicado lo señalado
- Prudencia, el saber graduar los drástico de la acción y de la estrategia a seguir.
- Puntualidad, cumplir oportunamente las citas, de lo contrario, se da oportunidad a que se busque más pretextos para no pagar a para que se peguen al que primero cobre.
- Constancia, hay que saber esperar, tener paciencia y ser constante.
- Presentación personal adecuada, en el vestido y en su persona
- Espíritu de colaboración
- Conocimientos elementales de psicología
- Facilidad de expresión, expresarse con poder de convicción y en forma simpática y agradable
- Necesita recordar nombres direcciones, números de cuenta, y cantidades
AMORTIZACIONES:
Las amortizaciones son los abonos que
se hacen para reducir el monto de dinero que se solicitó inicialmente en
préstamo; es decir, los pagos que son amortizaciones no se usan para el pago de
otros conceptos (como los intereses), únicamente para reducir el monto
inicialmente solicitado en préstamo. Generalmente, estos abonos de dinero se
hacen periódicamente; sin embargo, al igual que otras características de los
créditos, pueden variar según el crédito. A medida que se realizan las
amortizaciones, la cantidad de dinero que aún se debe disminuye a este dinero
se le llama saldo, que viene a ser el dinero correspondiente al monto inicial
solicitado que aún no se le ha reembolsado al prestamista.
PROCESO
DE COBRANZA
Adaptable a las circunstancias, uniforme y
adaptable a todos los cambios
|
MISIÓN
Ofrecer
a nuestros clientes productos alimenticios de calidad, nutritivos y saludables;
en un ambiente agradable desarrollados por un equipo humano competente,
comprometido en proporcionar excelente servicio y satisfacción, generando
desarrollo económico social al país y la empresa.
VISIÓN
Ser
reconocidos como el mejor restaurante de prestigio, confiable en comida marina
y criolla en donde nuestro compromiso principal sea crear experiencias
agradables al paladar de nuestros clientes.
RESEÑA HISTÓRICA
El
Restaurante "Pescadería Delicias de la Bahía", se inauguró el 8 de
febrero del 2010 en Bogotá D.C.,con el compromiso de exceder las expectativas
de nuestros clientes, cuenta con amplios ambientes, seguros y sobre todo
acogedores, ideales para asegurarle una estadía grata, y perfectos para la
realización de cualquier recepción social familiar o empresarial.
Desde
los inicios, nuestros ideales vienen siendo: brindar un producto de calidad,
respetando las tendencias de la gastronomía moderna, tratar a nuestros clientes
bajo el concepto de calidez y profesionalismo en el servicio y sin dejar de
lado la competitividad y amplia experiencia de nuestros chefs. Ideales que hoy
en día nos han permitido ser reconocidos dentro de éste rubro tan competitivo.
Queremos
reiterar nuestro agradecimiento a nuestros clientes, ya que, gracias a su
aceptación ha sido posible que el Restaurante "Delicias de la Bahía",
haya reflejado un crecimiento muy notorio en estos 5 años que tenemos a su
servicio. Por otro lado, nos comprometemos a seguir mejorando continuamente y
esperamos seguir siendo el restaurante de su preferencia
VALORES CORPORATIVOS
·
CALIDAD:
Procuramos hacer las cosas bien, evitamos redundar en procesos y
procedimientos, cuidamos los más pequeños detalles, queremos lograr un producto
Excelente.
·
HONESTIDAD:
Ser transparentes con nuestros clientes y colaboradores, otorgar lo que se
ofrece; no prometer si no se puede cumplir lo acordado; un valor que compromete
a ser conscientes que lo ofrecido es compromiso y debe cumplirse sin buscar
soluciones a medias, ni pretextos para ocultar los errores.
·
PASÌON:
Crear nuestros productos con la búsqueda de la satisfacción propia y de
nuestros clientes. Hacer las cosas con la idea y el sentimiento de lograr el
bien cumplido.
· EMPATIA:
Pensar y adecuar nuestros actos buscando la
satisfacción del cliente como propia.
POLÍTICAS
1. Ofrecer
un servicio bien seleccionado, preparado, procesado y presentado y servido a un
cliente cada vez más específico.
2. Llevar
a cabo un cuidadoso proceso de higiene todas las aéreas del local, muebles,
equipo de trabajo y alimentos.
3. Alcanzar
un servicio rápido y eficiente, siempre cuidando cada paso del proceso, los
modales y comportamiento para con el cliente.
4. Proporcionar
al cliente un producto sano de excelente sabor y nutritivo. No vendemos
chatarra. Fincamos nuestros esfuerzos en base a una cultura de servicios de
calidad.
LOGO
TESORERÍA Y CARTERA DE LA
EMPRESA
Encontramos
que el señor William Saiz, no contaba con una parte contable adecuada para su
empresa, ya que en una A-Z el guarda los recibos de gastos y en la misma
separada con un folio guarda las facturas que va a pagar en el siguiente corte,
le aconsejamos que comprara un cuaderno o creara un libro de bancos donde solo
registrara las entradas y salidas de dinero y que en otro cuaderno pegara los
soportes.
INVENTARIOS
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Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
Los embalajes de producto terminado, estarán a temperatura ambiente en condiciones adecuadas de luz y ventilación (Humedad Relativa de entre 80-90%), durante 15 días para verificar la calidad del producto frente a la posible manifestación de defectos de fabricación como abombamiento, filtración de líquido, etc. hasta su posterior venta y distribución. El producto tiene un tiempo de vida útil de alrededor de 4 años.
INVENTARIOS
El inventario es
una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen
el patrimonio de una empresa o persona en un momento
determinado antes los inventarios se realizaban por medio físico es decir que
se escribían en un papel.
· Es detallada porque se especifican las
características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
· Es ordenada porque agrupa los elementos
patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas
patrimoniales.
Funciones
del auxiliar de inventarios
1. Captura de datos
2. Recibir, entregar y llevar un control de materiales
3. Control de inventarios.
4. Captura o elaboración de facturas y control de gastos
5. Formatos
6. Dar seguimiento a compras, importación, exportación, entradas y salidas
de materiales
7. Atención de
personal
8. Archivo
9. Conocimientos de
Microsoft Excel e Ingles básico
§ Efectuar
requisiciones de material
§ Control y
relación de requisiciones
§ Atención a
proveedores
§ Atención a
personal
§ Registrar y
detectar anomalías en los materiales y reportarlas al proveedor
10.
Relación directa con los departamentos de Recursos Humanos,
Compras, Control de Producción, Producción, Importación y Exportación, Control
de facturas, Control de calidad por mencionar.
11.
Contribuir con la información
necesaria para la conformación del Programa anual de Adquisiciones.
12.
Programar, dirigir y controlar
las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes
destinados al uso y/o consumo de las áreas.
13.
Verificar que los bienes que se
reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad,
especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o
contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
14.
Controlar
los vales de abastecimientos e informar al Departamento de
Contabilidad con la periodicidad
que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
15.
Mantener el registro y control de
máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de
Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo
de inventario en el almacén.
16.
Levantar anualmente el inventario
físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos,
conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y,
aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
17.
Mantener actualizado el control
de asignación y resguardo del activo fijo propiedad, identificando en las hojas
de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando
la firma del solicitante de su custodia
18.
Llevar a cabo las acciones que
permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para
promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia,
informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
19.
Efectuar conciliaciones mensuales
de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias
que pudieran encontrarse.
20.
Preparar la información
trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las
sesiones de la Junta Directiva.
21.
Realizar las demás actividades
que le sean encomendadas por la Subdirección de recursos materiales, afines a
las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
22.
Coordinar, orientar y apoyar las
actividades del personal adscrito al área de su competencia.
MANUAL DE NORMAS Y PRECEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
EN EL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
Objetivo
del manual
Integrar
en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes y control
de inventarios, en oficinas centrales y unidades foráneas basados en los
preceptos aplicables de las distintas materias jurídicas y apoyados con
información sistematizada que ayude al cumplimiento de las funciones
encomendadas.
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE
BIENES A LOS ALMACENES
NORMAS DE OPERACIÓN
· El departamento de almacenes e
inventarios, tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y
permanentemente, todas las entradas de bienes a los almacenes.
· La
recepción de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos
cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los
proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades
solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos, etcétera.
· Posterior
a la recepción física de los bienes, el departamento de almacenes e
inventarios, procederá a elaborar el aviso de entrada de mercancía al almacén,
utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido, copia
de la factura o, en su caso, de la remisión.
· Elaborado
el aviso de entrada, deberá verificar y validar la correcta captura de la
misma, así como que los registros individuales de los bienes, hayan sido
afectados adecuadamente.
· a
más tardar al siguiente día hábil de la recepción de bienes, el departamento de
almacenes e inventarios, deberá turnar el original del aviso de entrada de
mercancía al almacén al departamento de contabilidad y dos copias al
departamento de adquisiciones.
· Será
responsabilidad del departamento de almacenes e inventarios, el inmediato y
debido acomodo de los bienes decepcionados, así como de su adecuado control,
guarda, custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, no sean entregados
a los usuarios finales.
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE
BIENES A LOS ALMACENES
NORMAS DE
OPERACIÓN
· El
departamento de almacenes e inventarios, tendrá la obligación de mantener
permanentemente actualizado el catálogo de bienes e igualmente, el distribuir,
oportunamente, a las áreas del que corresponda, los informes o reportes que
genere mensual o periódicamente.
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS ALMACENES
DESCRIPCIÓN
NARRATIVA
ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E INVENTARIOS
Numero 1
Actividad:
lleva a cabo un análisis de consumo anual y procede a la elaboración de las
requisiciones correspondientes y las turna adquisiciones para que se lleve a
cabo la compra.
DEPARTAMENTO
DE ADQUISICIONES
Número 2
Recibe
requisiciones y procede a realizar la compra. turna al depto. de almacenes e
inventarios, copia del(os) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a los proveedores.
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E INVENTARIOS
Número 3
recibe
copia del(os) pedido(s) y/o contrato(s) y archiva temporalmente.
4 En las fechas preestablecidas,
recibe de los proveedores, los bienes precisados en los pedidos y/o contratos
así como las facturas o remisiones que los amparan.
5
Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica que los bienes que le están
siendo entregados, sean concordantes a los estipulados tanto en el pedido y/o
contrato como en las facturas o remisiones. no coinciden:
6 Rechaza
y no recibe los bienes que incumplan a lo solicitado y elabora escrito dirigido
al proveedor, indicándole las causas que motivaron este hecho.
7 Entrega
escrito al proveedor, obtiene acuse, lo archiva, envía copia al departamento de
adquisiciones y reinicia con la actividad no. 4. si coinciden:
8
Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o remisión;
obtiene copia de la misma, adjuntándola a la copia del pedido y devuelve el
original de la factura o remisión al proveedor.
9 Ingresa
al sistema de y libera o hace efectiva la entrada del material
PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES
PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES
RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN
·
Responsables
de su instrumentación:
o departamento de almacenes e
inventarios.
·
Corresponsables
de su aplicación.
o Secretaría administrativa
o Subdirección de recursos
materiales.
PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES
OBJETIVO
Desarrollar
un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y
adecuadamente clasificados los bienes que sean recibidos en los almacenes,
distribuyéndolos y ubicándolos en lugares idóneos, que faciliten su pronta
localización, custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos.
ROTACIÓN
DE INVENTARIOS
El costo de los productos vendidos, conocido también
como costo de ingresos, es el costo anual para que una empresa
entregue productos vendidos a sus clientes. Sin embargo, el costo no incluye ni
los gastos de la venta ni los administrativos. El valor
agregado promedio del inventario es el valor de todos los productos
que la empresa tiene en el inventario, valorados a precio de costo.
Además, las empresas generalmente expresan su inventario en días o semanas de suministro. El principal beneficio de este abordaje es que produce valores que son bastante entendibles y proporciona un punto de comparación inmediato con el tiempo de entrega En este caso, otra proporción, derivada de la primera, indica cuántos días de inventario están disponibles en el sistema, o cuántos días se necesitan vender el inventario.
Además, las empresas generalmente expresan su inventario en días o semanas de suministro. El principal beneficio de este abordaje es que produce valores que son bastante entendibles y proporciona un punto de comparación inmediato con el tiempo de entrega En este caso, otra proporción, derivada de la primera, indica cuántos días de inventario están disponibles en el sistema, o cuántos días se necesitan vender el inventario.
Ejemplo: Si el costo de productos
vendidos durante un año ha sido de $ 1’000.000 y el valor promedio del
inventario ha sido de $100.000, entonces la rotación del inventario equivale a
10. Se necesitan en promedio 365/10= 36,5 días para que el inventario realice
un ciclo completo.
La
rotación de inventario alta: es generalmente positiva, ya que indica que
los productos se están vendiendo rápidamente. Puede ser el resultado de una
buena gestión de inventario, pero también podría ser indicio de una situación
de insuficiencia de existencias de seguridad.
La
rotación de inventario baja: se asocia a menudo al exceso de inventario, a un mantenimiento
excesivo de existencias y a la presencia de un inventario muerto (un inventario
sin movimientos). La baja rotación también conlleva problemas de liquidez, lo
que genera una presión en aumento sobre el capital de trabajo.
AVERÍA
· En caso que uno de los pescados
llegase en mal estado (putrefacto) se debe revisar al momento de ingreso para
devolver al proveedor.
· En caso de que el responsable del
inventario no revise bien las temperaturas para que el pescado se conserve,
este será el responsable del producto.
(Pagar la
mercancía).
CONTROL DE STOCK
Una
correcta Gestión de Stocks constituye uno de los pilares básicos en los cuales
se apoyan las nuevas tendencias logísticas en la empresa, a fin de reducir
costos, incrementar la productividad, equilibrar el servicio y la
disponibilidad, mejorar la fiabilidad, para ser más competitivos.
· Sistema
Controlar
mesas, todo lo que se consume, pedidos, la cocina y caja.
· Gastronomía
Medir los
productos: Pescados, camarones, truchas y langostinos. Control de la bodega o
refrigerador.
· Política
Cucharas,
platos, jarras manteles y vasos para calcular el stock necesario de
cada uno de estos implementos de trabajo en un restaurante se mezclan
dos factores determinantes:
1. La capacidad de comensales que posea la pescadería.
2. La rotación de mesas durante la hora del servicio.
· Libro
Es el
cual nos permitirá entender cómo se maneja interna y externamente una
pescadería. Se dará a conocer las funciones y la importancia de cada área del
restaurante y la relación entre ellas para hacer posible el éxito de dicho
lugar.
CLASES DE INVENTARIO
MATERIA
PRIMA
Comprende
los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto.
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia
prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final
un articulo terminado o acabado.
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL ATÚN
El atún a ser procesado es suministrado a la planta proveniente de una
flota atunera y es revisado por un inspector de control de
calidad para su evaluación.
MATERIA
AUXILIAR
Inventarios
de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y
suministros
se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían
según el
tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el
tratamiento de agua.
Al atún empacado se le adiciona una dosis de salmuera y luego el líquido
de cobertura (agua o aceite), a una
temperatura entre 60 - 80 °C. La adición del líquido de cobertura sirve como
medio de transmisión de calor y eliminar
algunas bacterias que pudieran
estar presentes; controlándose el espacio de cabeza.
MATERIALES EN PROCESO
El
inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción
y a los
cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso
de producción en un momento dado.
Una de
las características del inventarios de producto en proceso es que va
aumentando
el valor a medida que se es transformado de materia prima en le
producto
terminado como consecuencia del proceso de producción.
Es la fase más importante del proceso donde el producto es sometido a
la acción del vapor
directo a una temperatura de 116.7°C, 12.5 PSI (libras/pulgadas2) por un tiempo
de 60 minutos, con la finalidad de reducir la carga microbiana a niveles seguros (en un 90% de la carga inicial).
PRODUCTO TERMINADO
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén
de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminación
total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren
aun en
los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de
Inventarios
de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es
decir su
nivel está dado por la demanda.
El
etiquetado del producto terminado es manual, previamente se realiza una
limpieza de cada una de las latas, lo que a su vez permite separar las latas
con defecto físico.
Las latas
etiquetadas se colocan en cajas de cartón de 12, 24, y 48 unidades.
Los
cartones embalados se los traslada a las bodegas en donde son estibados y
paletizados.
Los embalajes de producto terminado, estarán a temperatura ambiente en condiciones adecuadas de luz y ventilación (Humedad Relativa de entre 80-90%), durante 15 días para verificar la calidad del producto frente a la posible manifestación de defectos de fabricación como abombamiento, filtración de líquido, etc. hasta su posterior venta y distribución. El producto tiene un tiempo de vida útil de alrededor de 4 años.
CÓDIGO DE BARRAS
El código de barras es un código basado en la
representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto
grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es
decir, las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de
caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un
artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena
logística y así poder realizar inventario o consultar sus
características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado
masivamente de forma global.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
INQUISICIÓN
La
persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción
debe
recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite
para
efectuarlas.
De tal
forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además
de
amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario
hacerlas
dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de
los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al
material solicitado:
·
Número de
solicitud.
· Fecha en la que se elabora.
· Clave del material
· Descripción.
· Cantidad requerida.
· Punto de pedido.
· Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios).
· Firma de la persona que la autori
· Fecha en la que se elabora.
· Clave del material
· Descripción.
· Cantidad requerida.
· Punto de pedido.
· Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios).
· Firma de la persona que la autori
PESCADERIA
DELICIAS DE LA BAHÍA
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RUT
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REQUISICIÓN DE COMPRA
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DEPERTAMENTO
QUE SOLICITA
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FECHA
DEL PERIODO
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FECHA
DE ENTREGA
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CATIDAD
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UNIDAD
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ARTICUOS
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ELABORADO
POR:
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AUTORIZADO
POR:
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RECIBIDO
POR:
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COTIZACIÓN
Una vez
que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud
de
compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites
necesarios
para efectuar las compras del material que se le solicitó.
El primer
trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores
condiciones
y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras
debe
efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para
Con el
objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede
evidencia
por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe
enviar a
cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a
proveedores.
Dicho documento incluye la siguiente información:
- Número de solicitud de
cotización a proveedores.
- Fecha en la que se
elabora.
- Nombre del proveedor
al cual se le pide la cotización.
- Clave del material que
se solicita.
- Descripción del
material solicitado.
- Cantidad solicitada.
- Fecha límite para que
el proveedor conteste.
- Hacer referencia a la
solicitud de compras, anotando su número y la fecha en
la que se expidió.
- Firma de la persona
autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del
encargado de compras
ORDEN DE COMPRA
Cuando el
encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los
proveedores
de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los
proveedores
potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual
consiste
en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores
condiciones
y precios al negocio.
No está
de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que
le
solicitó el material para hacer la elección del proveedor.De lo mencionado en
el
párrafo
anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer
ningún
pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios
proveedores.
Una vez
que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones
y
precios, el encargado de compras efectúa el pedido mediante un documento
conocido
como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación
de
compra.
Los datos
que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
- Número de orden de
compra.
- Nombre del proveedor.
- Fecha en la que se
efectúa la orden.
- Hacer referencia a la
solicitud de cotización a proveedores, indicando su
- número y fecha.
- Fecha en la que el
proveedor deberá entregar la mercancía.
- Condiciones de pago.
- Hacer referencia a la
solicitud de compras, indicando su número.
- Clave del material.
- Descripción.
- Cantidad solicitada.
- Precio unitario.
- Importe parcial
(precio unitario x unidades).
- Impuestos.
- Importe total (importe
parcial + impuestos).
- Firma del encargado de
compras.
- Firma del proveedor.
REMISIÓN
Es un
documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas
por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y
membretado,
según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante
tenga
testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y
aprobado
por el departamento de ventas.
Este
documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la
empresa,
por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una
queda en
el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente
junto con
las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del
cliente
en el que certifica haber recibido conforme.
Requisitos
de una Guía de Remisión.- Los
requisitos son los siguientes:
- Membrete o razón
social de la casa vendedora
- Numeración correlativa
- Lugar y fecha
- Nombre o razón social
de comprador
- Dirección del cliente
- Detalle de los
artículos
- Cantidad (indicando si
son docenas, cientos, etc.)
- Precio unitario y
total
- Firma del vendedor
- Firma del cliente, comprador
o persona que recibe los artículos.
FORMATO DE REMISIÓN
REMISIÓN
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SEÑOR (ES):
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FECHA:
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PEDIDO No.
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DIRECCIÓN:
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TELÉFONO:
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CIUDAD:
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TRANSPORTADOR:
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CONDUCTOR:
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PLACA VEHÍCULO:
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REFERENCIA
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CANTIDAD
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DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO
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DESPACHADO POR:
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TRASPORTADO POR:
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RECIBIDO POR:
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CAJAS, BULTOS, ETC.
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OBSERVACIONES:
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PESO TOTAL
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FACTURA
La
factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,
que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra
por el
valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la
identificación
de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio
prestado,
el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que
por
diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores
correspondientes
a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación
económica.
Este documento suele llamarse factura de compraventa.
La fecha
de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En
ausencia
de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se
entenderá
que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguiente a la
emisión.
Para
efectos tributarios, la expedición de factura consiste en entregar el original
de
la misma,
con el lleno de los siguientes requisitos:
- Estar denominada
expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o
razón y NIT del vendedor o de quien presta el
- servicio.
- Apellidos y nombre o
razón social y NIT del adquirente de los bienes o
- servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que
corresponda a un sistema de numeración
- consecutiva de facturas de
venta
- Fecha de su
expedición.
- Descripción específica
o genérica de los artículos vendidos o servicios
- prestados.
- Valor total de la
operación.
- El nombre o razón
social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de
retenedor del impuesto sobre las ventas.
NOTA DE ENTRADA
Es
importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la
responsabilidad
de recibir los materiales que entregan los proveedores.
Para que
dicha persona efectúe la recepción de materiales deberá tener una copia
de la
orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe
recibir
material.
No
obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no
tiene en
su poder la orden de compra, debe hablar con el encargado de compras
antes de
rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden
de
compra.
Las
tareas del encargado de recepción de materiales consisten en hacer un
recuento
físico y verificar que el material entregado por el proveedor cumple con
las
características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspección
para detectar la existencia de material dañado
La nota
de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la
nota de
remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener
la
siguiente información:
- Número de nota de recepción
- Fecha de recepción.
- Nombre del proveedor.
- Fecha en la que se
hizo la orden de compra.
- Número de orden de
compra.
- Clave del material.
- Descripción del
material.
- Cantidad recibida.
- Precio unitario.
- Importe total de la
mercancía recibida.
- Firma de la persona
que recibió el material.
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