martes, 15 de septiembre de 2015

TESORERÍA Y CARTERA







TESORERÍA






Es el área de la empresa que se  encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para registrar todas aquellas entradas y salidas de dinero solicitudes de pago y diferentes compromisos de pago contraídos por una entidad.




FUNCIONES DEL AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

  1. Emitirlos informes requeridos para el cierre de tesorería

  2. Llevar un control adecuado de las entradas y salidas del efectivo, por medio de soportes que autoricen la salida e ingreso de éste.

  3. Programación de pagosy generar estados de  vencimiento para pagos a proveedores.
  4. Realizar conciliaciones bancarias

  5. Llevar un control de devolución de cheques
  6. Realizar pagos oportunos a los proveedores


DOCUMENTOS SOPORTE



Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.

·Cheque

  • Letra de cambio
  • Recibo de caja
  • Comprobante de ingreso
  • Comprobante de egreso
  • Recibo de caja menor
  • Recibo de consignación 


CHEQUE: Es un título o valor por el cual una persona llamada girador paga a otra persona una determinada suma de dinero llamada beneficiaria.



Letra de cambio: Es un documento negociable para que una persona se vea obligada a cancelar una cierta suma de dinero en un determinado tiempo.






Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.



Comprobante de ingreso: Es un documento soporte en el cual se registran todas las entradas en efectivo o cheque



Comprobante de egreso: Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y en efectivo. 





Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, por lo cual se establece un fondo denominado caja menor. 




Recibo de consignación: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero y sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.









SEGURIDAD EN DOCUMENTOS

La seguridad en documentos consiste en implementar algunas técnicas  con el fin de evitar la falsificación y que no permitan tener una autentica originalidad.
Existen diferentes niveles de seguridad tales como:


Elementos en el papel

  1. Marcas de agua
  2. Retención en el tóner
  3. Sensibilización química
  4. Fibras e hilos de seguridad
  5. Bandas de seguridad
  6. Elementos impresos
  7. Tintas sensible a borradores
  8. Diseño de fondo de seguridad 
  9.  




CAJA  MENOR


La caja menor es un fondo que las empresas crean para gestionar los gastos de cuantías mínimas, para el cual se asigna una persona de confianza como responsable de su manejo 
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.






Constitución del fondo de caja menor




Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:


110510
100.000

111005

100.000




REEMBOLSO DE CAJA MENOR


Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con la factura respectiva o el documento equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó del pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos.



El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos elevados, debido que es preciso  justificar el reembolso y para ello hay demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.





FLUJO DE CAJA




El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.
  






IMPORTANCIA DEL FLUJO DE CAJA EN LAS EMPRESAS



El flujo de caja es importante, ya que permite observar el comportamiento diario del movimiento de caja, tanto de entradas como de salidas en un lapso del tiempo determinado.

Su propósito es demostrar de donde vendrán los ingresos y como serán usados dichos fondos. El flujo nos indica que si la empresa genera suficiente dinero, para hacer frente a sus necesidades que debe asumir en efectivo en las actividades de la empresa






Glosario




ENTRADAS DE EFECTIVOEs el dinero que la empresa espera recibir en un periodo determinado de tiempo bien sea por ventas de contado, cobro a los clientes, ventas de activos fijos, anticipos recibidos.

CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas
y salidas de efectivo que ha tenido o puede t:ener una compañía en el futuro.

DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que las salidas de efectivo.
DINERO LÍQUIDO: fluidez con la que las empresas pueden mover dinero entre transacciones.

DIVISA: Moneda extranjera.

ENDOSO: trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona


FACTORING: Operación consistente en la compra total o parcial de la cartera de una empresa por parte de otra (denominada factor) que asume los riesgos relativos al cobro.  El  factor garantiza el pago de la cartera comprada en su vencimiento.

FLUJO DE CAJA: Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.

GIRADO: Banco o entidad financiera


GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio


LEASING: Operación de arrendamiento financiero que consiste en la adquisición de una mercancía, a petición de su cliente, por parte





LIQUIDEZ: Mayor o menor facilidad con que se  redime, negocia o se convierte en dinero un título valor o un activo en cualquier momento

RIESGO DE SOLVENCIA: Es la contingencia de pérdida por deterioro de la estructura financiera del emisor o garantía del título y que puede generar disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago.

RIESGO  DE  LIQUIDEZ:   Es la contingencia de que la entidad incurra en pérdidas excesivas por la venta de activos y la realización de operaciones con el fin de lograr la liquidez necesaria  para poder cumplir con sus obligaciones.

SALIDAS DE EFECTIVO: Es el dinero que el negocio espera desembolsar en el periodo por compras de contado, pago a proveedores, pago de sueldos, prestaciones de servicios públicos, de alquiler, de abonos y cancelación de préstamos, etc.

SELLO SECO: sello de empresa, en la imagen corporativa, ayuda a evitar la falsificación en sus documentos al aportar una textura y un relieve únicos que garantizan a la vez que certifican la autenticidad.

SUPERÁVIT  DE EFECTIVO: Es el exceso o mayor valor de las entradas de efectivo sobre las salidas o dineros a pagar durante el periodo (cuando las entradas de efectivos son mayores que las salidas de efectivo).



TASA DE CAMBIO: La tasa de cambio mide la cantidad de pesos que se deben pagar por una unidad de moneda extranjera. En nuestro caso se toma como base el dólar porque  es la divisa más utilizada en Colombia para las transacciones con el exterior.


CARTERA


  1.  Revisar y controlar el proceso de pago
  2. Gestionar el recaudo oportuno de los créditos en los plazos
  3. Elaborar informes frecuentes y velar por su recaudo oportuno
  4. Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para su cobro jurídico.
  5. Controlar estadística mente la cartera, tanto vigente como vencida 









PERFIL DEL DIRECTOR DE CARTERA



  1. Estimular las ventas a crédito
  2. Evitar las perdidas por medio de un estudio técnico de las solicitudes
  3. Administrar los problemas del personal a su cargo por medio del liderazgo
  4. Conocimiento de la empresa, las cuentas y los clientes.
  5. Buen criterio para saber otorgar
  6. Criterio tacto y tenacidad
  7. Conocimientos contables administrativos, financieros y psicológicos




PERFIL DEL COBRADOR



  1. Confianza en sí mismo
  2. Iniciativa, es saber hacer en el momento indicado lo señalado
  3. Prudencia, el saber graduar los drástico de la acción y de la estrategia a seguir.
  4. Puntualidad, cumplir oportunamente las citas, de lo contrario, se da oportunidad a que se busque más pretextos para no pagar a para que se peguen al que primero cobre.
  5. Constancia, hay que saber esperar, tener paciencia y ser constante.
  6. Presentación personal adecuada, en el vestido y en su persona
  7. Espíritu de colaboración
  8. Conocimientos elementales de psicología
  9. Facilidad de expresión, expresarse con poder de convicción y  en forma simpática y agradable
  10. Necesita recordar nombres direcciones, números de cuenta, y cantidad. 





CRÉDITO





Es una operación por medio de cual un acreedor presta una cierta cantidad de dinero a un deudor por la garantía o confianza con el compromiso del pago y obteniendo una garantía





MODALIDADES

  1. Confianza en sí mismo
  2. Iniciativa, es saber hacer en el momento indicado lo señalado
  3. Prudencia, el saber graduar los drástico de la acción y de la estrategia a seguir.
  4. Puntualidad, cumplir oportunamente las citas, de lo contrario, se da oportunidad a que se busque más pretextos para no pagar a para que se peguen al que primero cobre.
  5. Constancia, hay que saber esperar, tener paciencia y ser constante.
  6. Presentación personal adecuada, en el vestido y en su persona
  7. Espíritu de colaboración
  8. Conocimientos elementales de psicología
  9. Facilidad de expresión, expresarse con poder de convicción y  en forma simpática y agradable
  10. Necesita recordar nombres direcciones, números de cuenta, y cantidades 




AMORTIZACIONES:




 Las amortizaciones son los abonos que se hacen para reducir el monto de dinero que se solicitó inicialmente en préstamo; es decir, los pagos que son amortizaciones no se usan para el pago de otros conceptos (como los intereses), únicamente para reducir el monto inicialmente solicitado en préstamo. Generalmente, estos abonos de dinero se hacen periódicamente; sin embargo, al igual que otras características de los créditos, pueden variar según el crédito. A medida que se realizan las amortizaciones, la cantidad de dinero que aún se debe disminuye a este dinero se le llama saldo, que viene a ser el dinero correspondiente al monto inicial solicitado que aún no se le ha reembolsado al prestamista.




PROCESO DE COBRANZA






Adaptable a las circunstancias, uniforme y adaptable a todos los cambios





ASESORAMIENTO PYME
 


















MISIÓN


Ofrecer a nuestros clientes productos alimenticios de calidad, nutritivos y saludables; en un ambiente agradable desarrollados por un equipo humano competente, comprometido en proporcionar excelente servicio y satisfacción, generando desarrollo económico social al país y la empresa.




VISIÓN


Ser reconocidos como el mejor restaurante de prestigio, confiable en comida marina y criolla en donde nuestro compromiso principal sea crear experiencias agradables al paladar de nuestros clientes.





RESEÑA HISTÓRICA



El Restaurante "Pescadería Delicias de la Bahía", se inauguró el 8 de febrero del 2010 en Bogotá D.C.,con el compromiso de exceder las expectativas de nuestros clientes, cuenta con amplios ambientes, seguros y sobre todo acogedores, ideales para asegurarle una estadía grata, y perfectos para la realización de cualquier recepción social familiar o empresarial.

Desde los inicios, nuestros ideales vienen siendo: brindar un producto de calidad, respetando las tendencias de la gastronomía moderna, tratar a nuestros clientes bajo el concepto de calidez y profesionalismo en el servicio y sin dejar de lado la competitividad y amplia experiencia de nuestros chefs. Ideales que hoy en día nos han permitido ser reconocidos dentro de éste rubro tan competitivo.

Queremos reiterar nuestro agradecimiento a nuestros clientes, ya que, gracias a su aceptación ha sido posible que el Restaurante "Delicias de la Bahía", haya reflejado un crecimiento muy notorio en estos 5 años que tenemos a su servicio. Por otro lado, nos comprometemos a seguir mejorando continuamente y esperamos seguir siendo el restaurante de su preferencia














VALORES CORPORATIVOS



·         CALIDAD: Procuramos hacer las cosas bien, evitamos redundar en procesos y procedimientos, cuidamos los más pequeños detalles, queremos lograr un producto Excelente.






·         HONESTIDAD: Ser transparentes con nuestros clientes y colaboradores, otorgar lo que se ofrece; no prometer si no se puede cumplir lo acordado; un valor que compromete a ser conscientes que lo ofrecido es compromiso y debe cumplirse sin buscar soluciones a medias, ni pretextos para ocultar los errores.






·         PASÌON: Crear nuestros productos con la búsqueda de la satisfacción propia y de nuestros clientes. Hacer las cosas con la idea y el sentimiento de lograr el bien cumplido.








·   EMPATIA: Pensar y adecuar nuestros actos buscando la satisfacción del cliente como propia.






POLÍTICAS



1.    Ofrecer un servicio bien seleccionado, preparado, procesado y presentado y servido a un cliente cada vez más específico.


2.    Llevar a cabo un cuidadoso proceso de higiene todas las aéreas del local, muebles, equipo de trabajo y alimentos.


3.    Alcanzar un servicio rápido y eficiente, siempre cuidando cada paso del proceso, los modales y comportamiento para con el cliente.


4.    Proporcionar al cliente un producto sano de excelente sabor y nutritivo. No vendemos chatarra. Fincamos nuestros esfuerzos en base a una cultura de servicios de calidad.







LOGO







TESORERÍA Y CARTERA DE LA
 EMPRESA





Encontramos que el señor William Saiz, no contaba con una parte contable adecuada para su empresa, ya que en una A-Z el guarda los recibos de gastos y en la misma separada con un folio guarda las facturas que va a pagar en el siguiente corte, le aconsejamos que comprara un cuaderno o creara un libro de bancos donde solo registrara las entradas y salidas de dinero y que en otro cuaderno pegara los soportes.








INVENTARIOS







https://www.mindmeister.com/593567107





INVENTARIOS



El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado antes los inventarios se realizaban por medio físico es decir que se escribían en un papel.
·  Es detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
· Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
· Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.




Funciones del auxiliar de inventarios

1.       Captura de datos 
2.       Recibir, entregar y llevar un control de materiales
3.       Control de inventarios.
4.       Captura o elaboración de facturas y control de gastos 
5.       Formatos 
6.       Dar seguimiento a compras, importación, exportación, entradas y salidas de materiales 
7.     Atención de personal 
8.     Archivo 
9.     Conocimientos de Microsoft Excel e Ingles básico 
§  Efectuar requisiciones de material 
§  Control y relación de requisiciones 
§  Atención a proveedores 
§  Atención a personal 
§  Registrar y detectar anomalías en los materiales y reportarlas al proveedor
10.                Relación directa con los departamentos de Recursos Humanos, Compras, Control de Producción, Producción, Importación y Exportación, Control de  facturas, Control de calidad por mencionar.


11.                Contribuir con la información necesaria para la conformación del Programa anual de Adquisiciones.
12.                 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas.
13.                 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
14.               Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de
Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
15.                 Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
16.                 Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
17.                 Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo propiedad, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien,  recabando la firma del solicitante de su custodia
18.                Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
19.                Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
20.                 Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
21.                 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de recursos materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
22.                 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.






MANUAL DE NORMAS Y PRECEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS


Objetivo del manual

Integrar en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes y control de inventarios, en oficinas centrales y unidades foráneas basados en los preceptos aplicables de las distintas materias jurídicas y apoyados con información sistematizada que ayude al cumplimiento de las funciones encomendadas.

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS ALMACENES

NORMAS DE OPERACIÓN

· El departamento de almacenes e inventarios, tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, todas las entradas de bienes a los almacenes.

· La recepción de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos, etcétera.

· Posterior a la recepción física de los bienes, el departamento de almacenes e inventarios, procederá a elaborar el aviso de entrada de mercancía al almacén, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido, copia de la factura o, en su caso, de la remisión. 

· Elaborado el aviso de entrada, deberá verificar y validar la correcta captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.

· a más tardar al siguiente día hábil de la recepción de bienes, el departamento de almacenes e inventarios, deberá turnar el original del aviso de entrada de mercancía al almacén al departamento de contabilidad y dos copias al departamento de adquisiciones.

· Será responsabilidad del departamento de almacenes e inventarios, el inmediato y debido acomodo de los bienes decepcionados, así como de su adecuado control, guarda, custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales.



PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS ALMACENES


NORMAS DE OPERACIÓN

· El departamento de almacenes e inventarios, tendrá la obligación de mantener permanentemente actualizado el catálogo de bienes e igualmente, el distribuir, oportunamente, a las áreas del que corresponda, los informes o reportes que genere mensual o periódicamente.



PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS ALMACENES

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

Numero 1

Actividad: lleva a cabo un análisis de consumo anual y procede a la elaboración de las requisiciones correspondientes y las turna adquisiciones para que se lleve a cabo la compra.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Número 2

Recibe requisiciones y procede a realizar la compra. turna al depto. de almacenes e inventarios, copia del(os) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a los proveedores.

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

Número 3

recibe copia del(os) pedido(s) y/o contrato(s) y archiva temporalmente.
 4 En las fechas preestablecidas, recibe de los proveedores, los bienes precisados en los pedidos y/o contratos así como las facturas o remisiones que los amparan.


5  Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica que los bienes que le están siendo entregados, sean concordantes a los estipulados tanto en el pedido y/o contrato como en las facturas o remisiones. no coinciden:

6 Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo solicitado y elabora escrito dirigido al proveedor, indicándole las causas que motivaron este hecho.

7 Entrega escrito al proveedor, obtiene acuse, lo archiva, envía copia al departamento de adquisiciones y reinicia con la actividad no. 4. si coinciden:

 8 Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o remisión; obtiene copia de la misma, adjuntándola a la copia del pedido y devuelve el original de la factura o remisión al proveedor.

9 Ingresa al sistema de y libera o hace efectiva la entrada del material

PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN

·        Responsables de su instrumentación:
o   departamento de almacenes e inventarios.
·        Corresponsables de su aplicación.
o   Secretaría administrativa
o   Subdirección de recursos materiales.



PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

OBJETIVO

Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y adecuadamente clasificados los bienes que sean recibidos en los almacenes, distribuyéndolos y ubicándolos en lugares idóneos, que faciliten su pronta localización, custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos.





ROTACIÓN DE INVENTARIOS


El costo de los productos vendidos, conocido también como costo de ingresos, es el costo anual para que una empresa entregue productos vendidos a sus clientes. Sin embargo, el costo no incluye ni los gastos de la venta ni los administrativos. El valor agregado promedio del inventario  es el valor de todos los productos que la empresa tiene en el inventario, valorados a precio de costo. 

Además, las empresas generalmente expresan su inventario en días o semanas de suministro. El principal beneficio de este abordaje es que produce valores que son bastante entendibles y proporciona un punto de comparación inmediato con el tiempo de entrega En este caso, otra proporción, derivada de la primera, indica cuántos días de inventario están disponibles en el sistema, o cuántos días se necesitan vender el inventario.


Ejemplo: Si el costo de productos vendidos durante un año ha sido de $ 1’000.000 y el valor promedio del inventario ha sido de $100.000, entonces la rotación del inventario equivale a 10. Se necesitan en promedio 365/10= 36,5 días para que el inventario realice un ciclo completo.



La rotación de inventario alta: es generalmente positiva, ya que indica que los productos se están vendiendo rápidamente. Puede ser el resultado de una buena gestión de inventario, pero también podría ser indicio de una situación de insuficiencia de existencias de seguridad.

La rotación de inventario baja: se asocia a menudo al exceso de inventario, a un mantenimiento excesivo de existencias y a la presencia de un inventario muerto (un inventario sin movimientos). La baja rotación también conlleva problemas de liquidez, lo que genera una presión en aumento sobre el capital de trabajo.





AVERÍA

·         En caso que uno de los pescados llegase en mal estado (putrefacto) se debe revisar al momento de ingreso para devolver al proveedor.

          


·         En caso de que el responsable del inventario no revise bien las temperaturas para que el pescado se conserve, este será el responsable del producto.
(Pagar la mercancía).


CONTROL DE STOCK


Una correcta Gestión de Stocks constituye uno de los pilares básicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logísticas en la empresa, a fin de reducir costos, incrementar la productividad, equilibrar el servicio y la disponibilidad, mejorar la fiabilidad, para ser más competitivos.

·         Sistema

Controlar mesas, todo lo que se consume, pedidos, la cocina y caja.



·         Gastronomía

Medir los productos: Pescados, camarones, truchas y langostinos. Control de la bodega o refrigerador.



·         Política

Cucharas, platos, jarras manteles y vasos para calcular el stock necesario de cada uno de estos implementos de trabajo en un restaurante se mezclan dos factores determinantes:

1.    La capacidad de comensales que posea la pescadería.

2.    La rotación de mesas durante la hora del servicio.



·         Libro

Es el cual nos permitirá entender cómo se maneja interna y externamente una pescadería. Se dará a conocer las funciones y la importancia de cada área del restaurante y la relación entre ellas para hacer posible el éxito de dicho lugar.


                                                                                                                        
CLASES DE INVENTARIO




MATERIA PRIMA
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado.


PROCESO DE ELABORACIÓN DEL ATÚN

El atún a ser procesado es suministrado a la planta proveniente de una flota atunera y es revisado por un inspector de control de calidad para su evaluación.


MATERIA AUXILIAR

Inventarios de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y
suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían
según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

Al atún empacado se le adiciona una dosis de salmuera y luego el líquido de cobertura (agua o aceite), a una temperatura entre 60 - 80 °C. La adición del líquido de cobertura sirve como medio de transmisión de calor y eliminar algunas bacterias que pudieran estar presentes; controlándose el espacio de cabeza.




MATERIALES EN PROCESO

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción
y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Es la fase más importante del proceso donde el producto es sometido a la acción del vapor directo a una temperatura de 116.7°C, 12.5 PSI (libras/pulgadas2) por un tiempo de 60 minutos, con la finalidad de reducir la carga microbiana a niveles seguros (en un 90% de la carga inicial).


PRODUCTO TERMINADO


Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren
aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de

Inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es
decir su nivel está dado por la demanda.

El etiquetado del producto terminado es manual, previamente se realiza una limpieza de cada una de las latas, lo que a su vez permite separar las latas con defecto físico.
Las latas etiquetadas se colocan en cajas de cartón de 12, 24, y 48 unidades.
Los cartones embalados se los traslada a las bodegas en donde son estibados y paletizados.


Los embalajes de producto terminado, estarán a temperatura ambiente en condiciones adecuadas de luz y ventilación (Humedad Relativa de entre 80-90%), durante 15 días para verificar la calidad del producto frente a la posible manifestación de defectos de fabricación como abombamiento, filtración de líquido, etc. hasta su posterior 
venta y distribución. El producto tiene un tiempo de vida útil de alrededor de 4 años.




CÓDIGO DE BARRAS


El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global.



DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS


INQUISICIÓN


La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción
debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite
para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además
de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario
hacerlas dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al material solicitado:

·         Número de solicitud.
·         Fecha en la que se elabora.
·         Clave del material
·         Descripción.
·         Cantidad requerida.
·         Punto de pedido.
·         Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios).
·         Firma de la persona que la autori



PESCADERIA DELICIAS DE LA BAHÍA
RUT
REQUISICIÓN DE COMPRA
DEPERTAMENTO QUE SOLICITA
FECHA DEL PERIODO
FECHA DE ENTREGA
CATIDAD
UNIDAD
ARTICUOS
ELABORADO POR:
AUTORIZADO POR:
RECIBIDO POR:





COTIZACIÓN



Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud
de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites
necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores
condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras
debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para
posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede
evidencia por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe
enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a
proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:



  • Número de solicitud de cotización a proveedores.
  •  Fecha en la que se elabora.
  •  Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
  •  Clave del material que se solicita.
  •  Descripción del material solicitado.
  •  Cantidad solicitada.
  •  Fecha límite para que el proveedor conteste.
  •  Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha  en             la que se expidió.
  •  Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras


ORDEN DE COMPRA



Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los
proveedores de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los
proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual
consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores
condiciones y precios al negocio.
No está de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que
le solicitó el material para hacer la elección del proveedor.De lo mencionado en el
párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer
ningún pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios
proveedores.
Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones
y precios, el encargado de compras efectúa el pedido mediante un documento
conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación
de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

  •  Número de orden de compra.
  •  Nombre del proveedor.
  •  Fecha en la que se efectúa la orden.
  •  Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su
  • número y fecha.
  •  Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
  •  Condiciones de pago.
  •  Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.
  •  Clave del material.
  •  Descripción.
  •  Cantidad solicitada.
  •  Precio unitario.
  •  Importe parcial (precio unitario x unidades).
  •  Impuestos.
  •  Importe total (importe parcial + impuestos).
  •  Firma del encargado de compras.
  •  Firma del proveedor.


REMISIÓN



Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y
membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante
tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y
aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la
empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una
queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente
junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del
cliente en el que certifica haber recibido conforme.

Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

  •  Membrete o razón social de la casa vendedora
  •  Numeración correlativa
  •  Lugar y fecha
  •  Nombre o razón social de comprador
  •  Dirección del cliente
  •  Detalle de los artículos
  •  Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
  •  Precio unitario y total
  •  Firma del vendedor
  • Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.


FORMATO DE REMISIÓN


REMISIÓN
SEÑOR (ES):
FECHA:
PEDIDO No.
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
CIUDAD:
TRANSPORTADOR:
CONDUCTOR:
PLACA VEHÍCULO:
REFERENCIA
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO
DESPACHADO POR:
TRASPORTADO POR:
RECIBIDO POR:
CAJAS, BULTOS, ETC.
OBSERVACIONES:
PESO TOTAL




FACTURA


La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,
que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra
por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la
identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio
prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que
por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores
correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación
económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.



La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En
ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se
entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguiente a la
emisión.

Para efectos tributarios, la expedición de factura consiste en entregar el original de
la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

  •  Estar denominada expresamente como factura de venta.
  •  Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
  • servicio.
  •  Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
  • servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  •  Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
  • consecutiva de facturas de venta
  •  Fecha de su expedición.
  •  Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
  • prestados.
  •  Valor total de la operación.
  •  El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  •  Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.


NOTA DE ENTRADA


Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la
responsabilidad de recibir los materiales que entregan los proveedores.
Para que dicha persona efectúe la recepción de materiales deberá tener una copia
de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe
recibir material.

No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no
tiene en su poder la orden de compra, debe hablar con el encargado de compras
antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden
de compra.

Las tareas del encargado de recepción de materiales consisten en hacer un
recuento físico y verificar que el material entregado por el proveedor cumple con
las características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspección para detectar la existencia de material dañado


La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la
nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener
la siguiente información:



  • Número de nota de recepción
  •  Fecha de recepción.
  •  Nombre del proveedor.
  •  Fecha en la que se hizo la orden de compra.
  •  Número de orden de compra.
  •  Clave del material.
  •  Descripción del material.
  •  Cantidad recibida.
  •  Precio unitario.
  •  Importe total de la mercancía recibida.
  •  Firma de la persona que recibió el material.
ACTIVOS FIJOS